يُعد نظام التتبع جزءًا أساسيًا من تجربة استخدام منصة المستقل العربي، حيث يساعد على إدارة ومتابعة المشاريع والخدمات بين العملاء والمستقلين. يهدف هذا النظام إلى تعزيز الشفافية، وضمان سير العمل بسلاسة، وتوفير تقارير دقيقة عن مراحل تنفيذ المهام.

1. ما هو نظام التتبع؟

نظام التتبع هو أداة تساعد العملاء والمستقلين على متابعة مراحل العمل في المشاريع بشكل دقيق وشفاف. يتيح النظام مراقبة تقدم المشروع، وتسجيل الإنجازات، وتحديث الحالة، وإدارة الوقت والمهام.

الفوائد الرئيسية لنظام التتبع:

الشفافية: تُمكن الطرفين من متابعة سير العمل ومعرفة المهام المكتملة والجارية.

التحكم الفعّال: يساعد في تنظيم العمل وضمان الوفاء بالمواعيد النهائية.

التواصل المحسّن: يوفر وسيلة سهلة لتبادل الملاحظات والتحديثات بشكل مباشر.

تحسين الإنتاجية: يُسهل التخطيط وتوزيع المهام وضمان إتمامها في الوقت المحدد.

2. كيفية استخدام نظام التتبع

2.1. البدء في استخدام النظام

للبدء في استخدام نظام التتبع، يجب أن يكون لديك مشروع نشط على المنصة. بمجرد قبول العرض وتأكيد الصفقة، يمكن للطرفين الوصول إلى لوحة التتبع الخاصة بالمشروع.

2.2. إضافة المهام وتحديد الأوقات

يمكن للعميل والمستقل معًا إضافة المهام الرئيسية المطلوبة في المشروع وتحديد الأوقات اللازمة لإكمال كل مهمة.

إضافة المهام:

حدد اسم المهمة.

قم بتحديد الوصف المطلوب لتنفيذ المهمة.

حدد الوقت المتوقع لإنجاز المهمة.

توزيع المهام:

يمكن توزيع المهام بناءً على جدول زمني.

تحديد مواعيد نهائية لكل مهمة لضمان الالتزام بالخطة الزمنية.

2.3. تحديث الحالة ومتابعة التقدم

تغيير حالة المهام: يمكن تحديث حالة كل مهمة بناءً على التقدم، مثل "قيد التنفيذ"، "مكتملة"، أو "في انتظار الموافقة".

إضافة ملاحظات: يمكن إضافة ملاحظات للمهمة، سواء من العميل أو المستقل، لتوضيح أي تفاصيل إضافية أو تحديثات هامة.

تحميل الملفات: يمكن إرفاق ملفات توضيحية أو نتائج العمل لإظهار التقدم.

3. إدارة الوقت وتتبع ساعات العمل

3.1. تسجيل ساعات العمل

إذا كان المشروع يعتمد على نظام الساعة، يمكن للمستقل تسجيل ساعات العمل بدقة:

بدء تسجيل الوقت: اضغط على زر "بدء العمل" عندما تبدأ تنفيذ المهمة.

إيقاف تسجيل الوقت: اضغط على زر "إيقاف العمل" عند الانتهاء أو أخذ استراحة.

3.2. مراجعة الساعات المسجلة

عرض الساعات: يمكن للعميل مراجعة الساعات التي سجلها المستقل لكل مهمة.

التحقق من النشاط: يمكن رؤية أنشطة المستقل المسجلة في كل فترة زمنية لتتبع العمل المنجز.

4. إعداد التقارير

4.1. إنشاء تقارير التقدم

يمكنك استخدام نظام التتبع لإنشاء تقارير شاملة عن سير المشروع:

تقرير أسبوعي أو شهري: يُمكن إنشاء تقرير دوري يُظهر نسبة الإنجاز، المهام المكتملة، والمهام المتأخرة.

تقرير المهام: يقدم تفاصيل لكل مهمة على حدة، بما في ذلك الوقت المستغرق والملاحظات.

4.2. مشاركة التقارير

إرسال التقارير عبر النظام: يمكن مشاركة التقارير مباشرةً مع العميل من خلال نظام التتبع.

تنزيل التقارير بصيغة PDF: يمكن تنزيل التقارير وحفظها للاستخدام الشخصي أو للعرض في الاجتماعات.

5. حل النزاعات باستخدام نظام التتبع

5.1. دور النظام في حل النزاعات

يوفر نظام التتبع سجلاً دقيقاً ومفصلاً لكافة الأنشطة والمهام والوقت المستغرق، مما يساعد في حل النزاعات التي قد تنشأ حول إنجاز المهام أو المواعيد النهائية.

الرجوع إلى السجل: يمكن للطرفين الرجوع إلى السجل لمراجعة الإنجازات.

تقديم الأدلة: يمكن استخدام تقارير المهام والساعات المسجلة كأدلة لتوضيح الجهد المبذول.

6. نصائح لاستخدام نظام التتبع بفعالية

6.1. توضيح المتطلبات منذ البداية

تحديد المهام والتوقعات بوضوح منذ بداية المشروع يساعد على تقليل أي خلافات مستقبلية.

6.2. تحديث الحالة بشكل دوري

يجب على المستقلين تحديث حالة المهام بشكل دوري لإبقاء العملاء على اطلاع على التقدم المحرز.

6.3. مراجعة الساعات المسجلة بشكل دوري

ينبغي على العملاء مراجعة الساعات المسجلة بانتظام لضمان تطابقها مع التوقعات وتفادي المفاجآت غير المتوقعة.